Modul Collaboration
Governance für Microsoft Teams, SharePoint und kollaborative Workspaces
Mit dem Modul Collaboration von SmartGovernance365 schaffen Sie klare Regeln für die Bereitstellung, Verwaltung und Lebensdauer von Microsoft Teams, SharePoint Sites und M365 Gruppen. Von der sauberen Einführung bis zur automatisierten Governance bieten wir passende Leistungspakete für unterschiedliche Reifegrade und Anforderungen.
Ob Sie neu starten, erste standardisierte Templates aufbauen, bestehende Teams und Sites nachträglich integrieren oder individuelle Automatisierungen umsetzen möchten: Mit unseren Lösungen erhalten Sie genau das passende Einstiegsniveau – von schnell startklar bis umfassend individualisiert.
Kennen Sie diese Herausforderungen?
Zusammenarbeit in Microsoft 365 wächst schnell – die Governance oft nicht mit. Diese Situationen sehen wir in Projekten immer wieder:
Wildwuchs an Teams und Sites
Neue Workspaces entstehen unkoordiniert – niemand hat den Überblick, was wofür existiert und wer dafür verantwortlich ist.
Verwaiste Workspaces
Projekte enden, die Teams bleiben: Inhalte veralten, Besitzer verlassen das Unternehmen, niemand räumt auf.
Uneinheitliche Benennungen
Ohne Namenskonventionen und Metadaten wird das Auffinden und Zuordnen von Arbeitsräumen zum Ratespiel.
Unklare Berechtigungen
Wer hat Zugriff worauf? Externe Gäste und Freigaben verbreiten sich ohne Systematik und Kontrolle.
Fehlende Genehmigungsprozesse
Workspaces entstehen ohne Antrag, Prüfung oder Dokumentation – Governance bleibt Theorie.
Compliance-Risiken
Vorgaben zu Lebenszyklus, Klassifizierung und Datenablage lassen sich manuell kaum durchsetzen.
Genau hier setzt das Modul Collaboration an – mit klaren Regeln, standardisierten Prozessen und einer Governance, die von Anfang an mitläuft.
Was SmartGovernance365 Collaboration abdeckt
Das Modul Collaboration unterstützt Unternehmen dabei, Microsoft Teams, SharePoint-basierte Arbeitsräume, M365 Gruppen und weitere kollaborative Services kontrolliert und standardisiert bereitzustellen. Ziel ist es, Wildwuchs zu reduzieren, Prozesse zu vereinheitlichen und Governance von Anfang an in den digitalen Arbeitsplatz zu integrieren.
Auf einer bewährten technologischen Grundlage und mit der Einführungs- und Beratungskompetenz von innobit entsteht ein skalierbares Betriebsmodell für moderne Zusammenarbeit – von der einfachen Einführung bis hin zu individuell automatisierten Serviceprozessen.
Statt Einzelmassnahmen erhalten Sie ein abgestuftes Leistungsmodell: vier aufeinander aufbauende Lösungen – vom begleiteten Einstieg über standardisierte Templates und die Integration bestehender Workspaces bis hin zu individuellen Automatisierungen. Sie steigen dort ein, wo Ihre Organisation heute steht, und erweitern den Leistungsumfang, wenn Ihre Anforderungen wachsen.
Was Sie mit dem Modul Collaboration erreichen
Standardisierte Bereitstellung
Teams, Projekt- und Arbeitsgruppen entstehen einheitlich und kontrolliert – statt unkoordiniert und ad hoc.
Klare Anträge und Genehmigungen
Formulare, Genehmigungen und Benachrichtigungen machen jeden Workspace-Antrag nachvollziehbar.
Compliance- und Lifecycle-Regeln
Einheitliche Regeln steuern Workspaces über ihren gesamten Lebenszyklus – von der Erstellung bis zur Stilllegung.
Governance für Bestehendes
Auch bereits vorhandene Teams, Gruppen und Sites werden nachträglich in die Governance integriert.
Erweiterbar durch Automatisierung
Webhooks, Power Automate und individuelle Integrationen verbinden Governance mit Ihren Prozessen.
Die vier Lösungen im Modul Collaboration
Der strukturierte Einstieg
Schafft die technische und organisatorische Grundlage: Ersteinrichtung, Betriebsfähigkeit und Grundverständnis für Ihr Team.
ONBOARDING KIT
Standardisierte Workspaces mit Templates und Regeln
Erweitert die Basis um eine einsatzbereite Standardkonfiguration mit Templates, Formularen sowie Approval-, Notification-, Compliance- und Lifecycle-Regeln.
STARTER KIT
Bestehende Workspaces nachträglich integrieren
Erfasst bestehende Teams, Gruppen und Workspaces strukturiert und überführt sie in die Governance, damit auch gewachsene Räume profitieren.
IMPORT KIT
Individuelle Governance, Automatisierung und Integration
Für anspruchsvolle Anforderungen: individuelle Service Definitions, erweiterte Approval-Logiken, Webhooks, Power Automate und automatisierte End-to-End-Prozesse.
CUSTOM KIT
Onboarding Kit – der strukturierte Einstieg
Das Onboarding Kit schafft die technische und organisatorische Grundlage für den Einsatz von SmartGovernance365 in Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Wir begleiten Sie bei der Ersteinrichtung, stellen die Betriebsfähigkeit her und vermitteln Ihrem Team das notwendige Grundverständnis für die weitere Nutzung.
Geeignet für: Unternehmen, die neu einsteigen und eine saubere, fachgerechte Inbetriebnahme sicherstellen möchten.
Leistungsumfang
- Begleitung beim Signup und initialen Setup
- Unterstützung bei der Auswahl des passenden Datacenter-Standorts
- Einrichtung der notwendigen Grundkonfiguration
- Anbindung relevanter Konten, Rollen und Berechtigungen
- Einrichtung der technischen Basis für Governance-relevante Funktionen
- Installation der relevanten Teams-Apps
- Onboarding-Schulung für Administratoren und Verantwortliche
Ihr Mehrwert
- Schneller und sauberer Start
- Reduzierung technischer Einführungsrisiken
- Belastbare Grundkonfiguration
- Wissensaufbau für den operativen Einsatz
Lieferobjekte
- Produktivfähige technische Basis
- Dokumentierte Grundkonfiguration
- Technisches Enablement für Ihr Kernteam
- Einführungs-Session / Admin-Onboarding
Technische Voraussetzungen wie Global Administrator, Service Account oder eine definierte Administratorengruppe werden gemeinsam im Rahmen des Onboardings geprüft und vorbereitet.
Starter Kit – standardisierte Workspaces mit Templates und Regeln
Das Starter Kit erweitert die technische Basis um eine einsatzbereite Standardkonfiguration für typische Kollaborationsszenarien. Gemeinsam definieren wir erste Service Definitions und schaffen einen kontrollierten Standard für die Bereitstellung neuer Workspaces – mit drei Workspace-Typen: Organisationseinheit, Projektgruppe und Arbeitsgruppe.
Geeignet für: Unternehmen, die nach der Einführung schnell in einen standardisierten Betrieb übergehen und erste Governance-Prozesse produktiv nutzen möchten.
Leistungsumfang
- Aufbau einer einsatzbereiten Default-Konfiguration
- Drei Workspace-Typen / Templates
- Formulare für die Beantragung neuer Workspaces
- Einrichtung von Approval- und Notification-Templates
- Einrichtung von Compliance- und Lifecycle-Policies
- Wissenstransfer und Go-Live-Begleitung
Ihr Mehrwert
- Einheitliche Erstellung neuer Teams und Sites
- Transparente Genehmigungsprozesse
- Wiederverwendbare Standards statt Einzellösungen
- Bessere Compliance und sauberere Governance ab dem ersten Request
Lieferobjekte
- Einsatzbereite Standardkonfiguration
- Drei produktive Workspace-Templates
- Aktivierte Governance-Regeln für neue Workspaces
- Enablement für den laufenden Betrieb
Import Kit – Bestehendes nachträglich integrieren
Viele Organisationen starten nicht auf der grünen Wiese. Mit dem Import Kit lassen sich bereits bestehende Teams, Gruppen oder Workspaces strukturiert erfassen und in die Governance überführen, damit auch vorhandene Kollaborationsräume von Governance-Prozessen profitieren.
Geeignet für: Unternehmen mit gewachsener Microsoft-365-Landschaft, die bestehende Workspaces konsolidieren und nachträglich governen möchten.
Leistungsumfang
- Export bestehender Workspaces
- Strukturierte Excel-Vorlage für die Importvorbereitung
- Definition relevanter Formular- und Metadatenfelder
- Unterstützung bei der Datenaufbereitung
- Import der aufbereiteten Daten
- Qualitätssicherung und fachliche Begleitung des Imports
Ihr Mehrwert
- Governance auch für bestehende Workspaces
- Bessere Übersicht über vorhandene Strukturen
- Grundlage für spätere Lifecycle- und Compliance-Regeln
- Reduktion von Schattenstrukturen und Altlasten
Typische Lieferobjekte
- Importvorlage
- Strukturierte Erfassung bestehender Workspaces
- Durchgeführter, qualitätsgesicherter Import
- Transparente Ausgangsbasis für den weiteren Ausbau
Custom Kit – individuelle Governance und Automatisierung
Das Custom Kit richtet sich an Organisationen, die über Standardkonfigurationen hinausgehen und ihre Governance gezielt in bestehende Prozesse, Systeme und Architekturen integrieren möchten. Hier entstehen individuelle Lösungen auf Basis Ihrer Anforderungen.
Geeignet für: Unternehmen mit erweiterten Governance-Anforderungen, Integrationsbedarf oder dem Wunsch nach automatisierten End-to-End-Prozessen.
Mögliche Leistungsbausteine
- Individuelle Service Definitions und Formulare
- Erweiterte Approval- und Eskalationslogiken
- Webhooks zur Anbindung bestehender Systeme
- Power-Automate-Lösungen für Events und Requests
- Automatisierte Request-Prozesse aus Drittsystemen
- Individuelle Archiving-Szenarien
- Erweiterte Compliance- und Lifecycle-Konzepte
- Erweiterungen für Fachbereiche oder Betriebsmodelle
Ihr Mehrwert
- Höhere Automatisierung, weniger manuelle Aufwände
- Governance als integrierter Unternehmensprozess
- Passgenaue Abbildung Ihrer Organisationslogik
- Zukunftsfähige Erweiterbarkeit statt starrer Standardlösung
Typische Lieferobjekte
- Individuelles Solution Design
- Technische Umsetzung der Custom-Komponenten
- Dokumentation und Übergabe
- Begleitendes Consulting und Optimierung
Typische Szenarien: Workspace-Requests aus Drittapplikationen oder internen Portalen, Webhook-Verarbeitung über Power Automate, Archivierungsprozesse mit Microsoft-365-Archivierungslogik oder Erweiterungen für Fachbereiche, Projekte und Tochtergesellschaften.
Ein klarer Weg zu besserer Collaboration in Microsoft 365
SmartGovernance365 ist darauf ausgelegt, Governance nicht abstrakt zu diskutieren, sondern in konkrete, nutzbare Bausteine zu überführen.
1. Ausgangslage verstehen
Gemeinsam identifizieren wir, wo in Ihrer Microsoft-365-Umgebung der grösste Handlungsbedarf besteht – bei neuen Workspaces, bestehenden Strukturen oder Automatisierung.
2. Passende Lösung wählen
Sie starten mit der Lösung und dem Leistungsumfang, der zu Ihrer Organisation, Ihrem Reifegrad und Ihren Prioritäten passt.
3. Governance schrittweise etablieren
Auf dieser Basis entstehen klare Standards, bessere Transparenz und belastbare Prozesse, die sich mit Ihrer Umgebung weiterentwickeln.
Welche Lösung passt zu Ihnen?
| Leistungsbereich | Onboarding Kit | Starter Kit | Import Kit | Custom Kit |
|---|---|---|---|---|
| Plattform-Einführung | Ja | Optional aufbauend | Optional aufbauend | Optional aufbauend |
| Technische Grundkonfiguration | Ja | Ja | Teilweise | Individuell |
| Standard-Templates | Nein | Ja | Optional | Individuell |
| Approval / Notification / Lifecycle | Basis | Ja | Optional | Erweitert |
| Import bestehender Workspaces | Nein | Nein | Ja | Ja |
| Webhooks / Power Automate | Nein | Nein | Nein | Ja |
| Individuelle Integrationen | Nein | Nein | Nein | Ja |
| Schulung / Enablement | Basis | Ja | Optional | Individuell |
Jede Lösung lässt sich später erweitern – der Einstieg legt Sie nicht fest.
Was die vier Lösungen im Ergebnis leisten
Jede Lösung baut auf der vorherigen auf – Sie wählen den Einstieg passend zu Reifegrad und Zielbild.
Onboarding
Schneller, sauberer Start und belastbare Grundkonfiguration mit reduzierten Einführungsrisiken.
Starter
Einheitliche Erstellung neuer Teams und Sites, transparente Genehmigungen und wiederverwendbare Standards.
Import
Governance auch für bestehende Workspaces – als Grundlage für weitere Regeln und Bereinigung.
Custom
Höhere Automatisierung, passgenaue Organisationslogik und zukunftsfähige Erweiterbarkeit.
Erweiterbar mit passenden Zusatzleistungen
Das Modul Collaboration kann je nach Zielbild um weitere Leistungen ergänzt werden. So entsteht schrittweise eine Governance-Plattform, die nicht nur Standards setzt, sondern Prozesse aktiv steuert.
- Erweiterte Beratung für Governance, Compliance und Lifecycle
- Power-Automate-Solutions für Webhooks und Prozessintegration
- Unterstützung beim Rollout in weitere Fachbereiche
- Individuelle Weiterentwicklung bestehender Service Definitions
- Archiving-Szenarien und strukturierte Stilllegung von Workspaces
Optional übernehmen wir auch den laufenden Betrieb, die Betreuung und die Weiterentwicklung Ihrer Governance-Lösung im Rahmen unserer Managed Services.
Voraussetzungen für die Einführung
Für die Einführung von SmartGovernance365 Collaboration prüfen wir im Rahmen des Projekts gemeinsam die technischen Voraussetzungen in Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Dazu gehören unter anderem administrative Berechtigungen, Service Accounts, Sicherheitsgruppen sowie notwendige App-Registrierungen für definierte Governance- und Automatisierungsfunktionen.
Häufige Fragen
Von Voraussetzungen über Regionen bis zur Übernahme bestehender Workspaces – die wichtigsten Punkte im Überblick.
Welche Voraussetzungen braucht das Onboarding?
Je nach Zielbild werden administrative Rollen, Sicherheitsgruppen, Service Accounts und definierte Berechtigungen benötigt. Prüfung und Einrichtung erfolgen im Rahmen des Onboarding Kits.
Welche Datacenter-Region ist die richtige?
Die Wahl der Region richtet sich nach Ihren Compliance-, Datenschutz- und Betriebsanforderungen. Den passenden Standort wählen wir gemeinsam aus.
Können bestehende Teams und Sites übernommen werden?
Ja. Mit dem Import Kit lassen sich bestehende Workspaces strukturiert erfassen und nachträglich in die Governance einbinden.
Lässt sich das später erweitern?
Ja. Die Kits sind so aufgebaut, dass ein stufenweiser Ausbau jederzeit möglich ist – von der Basiseinführung bis zu individuellen Automatisierungen und Integrationen.
Ihr Ansprechpartner
Melden Sie sich direkt bei Sven Differt, Lead Architect
