Platform Module
Governance für Ihre gesamte Microsoft-365-Plattform – transparent, sicher und kosteneffizient
Mit dem Modul Platform von SmartGovernance365 schaffen Sie Klarheit darüber, wer auf welche Inhalte zugreifen kann, welche externen Personen Zugriff haben und wo Freigabelinks Sicherheits- oder Compliance-Risiken verursachen – und behalten zugleich Exchange, die Power Platform, Azure, Ihre Lizenzen und den Copilot-Einsatz im Blick.
Auf Basis einer bewährten Audit- und Governance-Technologie und der Umsetzungskompetenz von innobit erhalten Sie strukturierte Auswertungen, klare Handlungsgrundlagen und gezielte Governance-Funktionen – vom ersten Health Check bis zu automatisierten Review-Prozessen.
Kennen Sie diese Herausforderungen?
Microsoft 365 wächst in alle Richtungen – die Übersicht wächst selten mit. Diese Situationen sehen wir in Projekten immer wieder:
Unkontrollierte Berechtigungen
Teams, Sites und OneDrive-Freigaben wachsen täglich – niemand weiss verlässlich, wer worauf zugreifen kann.
Externe Zugriffe ohne Übersicht
Gastkonten und Freigabelinks entstehen im Alltag schnell, werden aber selten überprüft oder wieder entfernt.
Gewachsene Exchange-Strukturen
Verwaiste Postfächer, alte Verteiler und unkontrollierte Weiterleitungsregeln sammeln sich über Jahre an.
Schatten-IT in der Power Platform
Apps und Flows aus den Fachbereichen laufen produktiv – ohne Inventar, klare Owner oder Kostenkontrolle.
Steigende Lizenz- und Speicherkosten
Ungenutzte Lizenzen, falsch zugewiesene Pläne und wachsender Speicher treiben die Kosten – oft unbemerkt.
Copilot ohne saubere Grundlage
KI macht Oversharing sichtbar: Ohne Governance tauchen vertrauliche Inhalte plötzlich in Copilot-Antworten auf.
Genau hier setzt das Modul Platform an – mit vollständiger Transparenz über Ihren Tenant und einer Governance, die alle Dienste einbezieht.
Was SmartGovernance365 Platform für Sie leistet
Berechtigungen in Microsoft 365 wachsen oft unkontrolliert: Teams, SharePoint-Sites, externe Benutzer und Freigabelinks entstehen im Alltag schnell, werden aber selten systematisch überprüft. Dadurch entstehen Risiken für Sicherheit, Compliance und Nachvollziehbarkeit.
Das Modul Platform hilft Ihnen, diese Risiken sichtbar und beherrschbar zu machen. Es verbindet Auswertung, Governance und Review-Prozesse in einem strukturierten Leistungsmodell.
Dabei geht das Modul bewusst über SharePoint und Teams hinaus: Auch Exchange, die Power Platform, Entra ID und Azure, Ihre Lizenz- und Speicherkosten sowie der Copilot-Einsatz gehören zur Plattform-Governance – denn Wildwuchs folgt in allen Diensten derselben Dynamik.
Das Modul unterstützt Sie dabei, folgende Fragen zu beantworten:
- Wer hat heute Zugriff auf welche Workspaces, Sites und Inhalte?
- Welche externen Benutzer sind in unserem Tenant aktiv?
- Welche Freigabelinks bestehen – und welche davon sind kritisch?
- Wo gibt es Auffälligkeiten, veraltete Zugriffe oder unnötige Risiken?
- Wie können Berechtigungen, Dienste und Kosten kontrollierter betrieben werden?
Typische Ziele unserer Kunden
Sechs Ziele stehen im Zentrum – von der ersten Auswertung bis zum dauerhaft kontrollierten Betrieb.
Transparenz schaffen
Berechtigungen und Freigaben über alle Dienste hinweg vollständig sichtbar machen.
Externe Zugriffe kontrollieren
Gastkonten und geteilte Inhalte regelmässig überprüfen statt einmalig aufräumen.
Link-Risiken reduzieren
Anonyme und veraltete Freigabelinks erkennen, bewerten und gezielt bereinigen.
Audits vorbereiten
Compliance-Anforderungen mit belastbaren, nachvollziehbaren Auswertungen begegnen.
Verantwortlichkeiten klären
Klare Rollen und Review-Prozesse zwischen IT und Fachbereichen etablieren.
Kosten senken
Ungenutzte Lizenzen und Speicherfresser identifizieren und dauerhaft überwachen.
Sechs Themenfelder für Platform Governance
Das Modul Platform betrachtet Ihren Tenant als Ganzes. Je nach Ausgangslage und Zielbild vertiefen wir die Themenfelder, die für Sie den grössten Hebel haben:
- Berechtigungen & Freigaben: Wer hat Zugriff worauf – intern wie extern, inklusive aller Freigabelinks.
- Exchange & Kommunikation: Postfächer, Verteiler und Weiterleitungen transparent und aufgeräumt.
- Entra ID & Azure: App-Registrierungen, privilegierte Rollen und Gast-Lifecycle im Griff.
- Power Platform: Apps, Flows und Umgebungen inventarisiert – Schatten-IT wird steuerbar.
- Lizenzen, Speicher & Kosten: Kostentreiber erkennen und kontinuierlich überwachen.
- Copilot & KI-Governance: Die Plattform bereit machen für den sicheren Einsatz von KI.
Berechtigungen, externe Zugriffe & Freigabelinks
Der Kern des Moduls: vollständige Transparenz darüber, wer in Ihrem Tenant worauf zugreifen kann. Strukturierte Auswertungen zeigen Berechtigungen über Teams, SharePoint-Sites und OneDrive hinweg – inklusive aller externen Benutzer und Freigabelinks.
Typische Auswertungen & Funktionen
- Berechtigungsübersicht über Teams, SharePoint und OneDrive hinweg
- Inventar aller externen Benutzer und ihrer Zugriffe
- Auswertung aller Freigabelinks – inklusive anonymer und organisationsweiter Links
- Identifikation veralteter, verwaister oder überprivilegierter Zugriffe
- Wiederkehrende Access Reviews mit den Verantwortlichen
- Regelbasierte Bereinigung kritischer Freigaben
Ihr Nutzen
- Klare Antwort auf die Frage «Wer hat Zugriff worauf?»
- Kontrollierte externe Zusammenarbeit statt Blindflug
- Reduziertes Risiko durch anonyme und veraltete Links
- Belastbare Grundlage für Audits und Zertifizierungen
Exchange & Kommunikation
Platform Governance endet nicht bei Dokumenten: Auch Postfächer, Verteiler und Regeln wachsen über Jahre – und werden selten systematisch aufgeräumt.
Typische Auswertungen & Funktionen
- Inventar über Postfächer, Shared Mailboxes und Verteilerlisten
- Identifikation inaktiver oder verwaister Postfächer
- Auswertung von Weiterleitungsregeln und Delegierungen
- Transparenz über Postfachgrössen und Archivnutzung
Ihr Nutzen
- Aufgeräumte, nachvollziehbare Kommunikationsstrukturen
- Weniger Sicherheitsrisiken durch unkontrollierte Weiterleitungen
- Direkte Grundlage für Lizenz- und Speicheroptimierung
Entra ID & Azure
Identitäten, Rollen und App-Registrierungen bestimmen, was in Ihrem Tenant möglich ist – und bleiben ohne Governance oft jahrelang unbeobachtet.
Typische Auswertungen & Funktionen
- Übersicht über App-Registrierungen und Enterprise Applications inklusive Berechtigungen
- Auswertung privilegierter Rollen und administrativer Zugriffe
- Lifecycle für Gastkonten: von der Einladung bis zur Deaktivierung
- Transparenz über inaktive Konten und ungenutzte Zugriffe
Ihr Nutzen
- Kontrollierte App-Landschaft statt unbemerkter Dauerberechtigungen
- Sauberer Gast-Lifecycle über den gesamten Tenant
- Reduzierte Angriffsfläche Ihrer Umgebung
Power Platform & Automatisierung
Power Apps, Flows und Bots entstehen im Fachbereich – schnell, nützlich und oft ausserhalb jeder Übersicht. Governance macht aus Schatten-IT einen steuerbaren Innovationskanal.
Typische Auswertungen & Funktionen
- Vollständiges Inventar über Power Apps, Flows und Umgebungen
- Transparenz über Owner, verwendete Connectors und Datenflüsse
- Identifikation verwaister oder fehlerhafter Apps und Flows
- Auswertung von Premium-Lizenzen und Verbrauchskosten
Ihr Nutzen
- Schatten-IT wird sichtbar und steuerbar
- Business-kritische Apps erhalten klare Verantwortlichkeiten
- Kostenkontrolle bei Premium-Funktionen und Verbrauchsmodellen
Lizenzen, Speicher & Kosten
Microsoft-365-Kosten wachsen schleichend: ungenutzte Lizenzen, falsch zugewiesene Pläne und stetig wachsender Speicher summieren sich Jahr für Jahr.
Typische Auswertungen & Funktionen
- Auswertung ungenutzter und falsch zugewiesener Lizenzen
- Transparenz über Speicherverbrauch je Site, Team und Postfach
- Kostenreports für Stakeholder und Einkauf
- Kontinuierliche Überwachung mit Schwellenwerten statt Einmalanalyse
Ihr Nutzen
- Erfahrungsgemäss deutliches Einsparpotenzial bei Lizenz- und Speicherkosten
- Belastbare Zahlen für Budget- und Vertragsverhandlungen
- Kostenbewusstsein als fester Bestandteil des Betriebs
Copilot & KI-Governance
Copilot macht Governance-Lücken sichtbar: Was zu breit freigegeben ist, taucht plötzlich in KI-Antworten auf. Wer KI produktiv nutzen will, braucht eine saubere Plattform.
Typische Auswertungen & Funktionen
- Copilot-Readiness-Check: Oversharing und kritische Inhalte vor dem Rollout identifizieren
- Transparenz über Copilot-Nutzung und -Lizenzen
- Governance für Agents und KI-gestützte Workflows
- Adoption-Auswertungen für einen wirksamen Rollout
Ihr Nutzen
- Sicherer Copilot-Einsatz ohne ungewollte Datenabflüsse
- KI-Investitionen, die messbar genutzt werden
- Klare Regeln für Agents von Anfang an
Ein klarer Weg zu mehr Kontrolle über Ihre Plattform
SmartGovernance365 Platform ist darauf ausgelegt, Transparenz nicht als Einmalaktion, sondern als dauerhaften Prozess zu etablieren.
1. Health Check & Inventar
Wir verbinden die Audit-Technologie mit Ihrem Tenant und erstellen ein vollständiges Inventar über alle relevanten Dienste.
2. Auswerten & priorisieren
Strukturierte Reports zeigen Risiken, Auffälligkeiten und Quick Wins – als klare Handlungsgrundlage für IT und Management.
3. Governance etablieren
Richtlinien, Review-Prozesse und Automatisierungen sorgen dafür, dass Transparenz kein einmaliges Projekt bleibt.
Der einfachste Einstieg: der Platform Health Check
Sie möchten wissen, wo Ihre Umgebung heute steht? Mit dem Platform Health Check erhalten Sie in kurzer Zeit eine fundierte Standortbestimmung: ein Inventar Ihrer Plattform, die wichtigsten Risiken und Auffälligkeiten sowie konkrete Empfehlungen für die nächsten Schritte.
Die Ergebnisse besprechen wir gemeinsam – verständlich aufbereitet für IT und Entscheidungsträger. Danach entscheiden Sie, welche Themenfelder Sie vertiefen möchten.
Der Health Check eignet sich auch als Vorbereitung für einen geplanten Copilot-Rollout oder ein anstehendes Audit.
Was das Modul Platform im Ergebnis leistet
Aus einzelnen Auswertungen entsteht ein dauerhaft steuerbarer Betrieb.
Volle Transparenz
Ein zentrales Bild über Berechtigungen, Zugriffe, Dienste und Kosten – statt verstreuter Admin-Center.
Sicherheit & Compliance
Risiken werden sichtbar, Reviews werden Routine, Audits verlieren ihren Schrecken.
Kosten im Griff
Lizenz- und Speicherkosten werden kontinuierlich überwacht statt jährlich geschätzt.
Bereit für Copilot & KI
Eine sauber governete Plattform ist die Voraussetzung für den sicheren Einsatz von KI.
Frequently Asked Questions
Antworten auf häufige Fragen zum Modul Collaboration
Von Voraussetzungen über Regionen bis zur Übernahme bestehender Workspaces – die wichtigsten Punkte im Überblick.
Was ist der Platform Health Check und wie schnell liegen Ergebnisse vor?
Der Health Check verbindet eine bewährte Audit-Technologie mit Ihrem Tenant und liefert innert kurzer Zeit ein Inventar inklusive Risikoübersicht. Die Ergebnisse besprechen wir gemeinsam und leiten konkrete nächste Schritte ab.
Welche Microsoft-365-Dienste werden ausgewertet?
Neben SharePoint, Teams und OneDrive auch Exchange, Entra ID, die Power Platform sowie Lizenzen, Speicher und die Copilot-Nutzung. Der konkrete Umfang richtet sich nach Ihrem Zielbild.
Brauchen wir dafür zusätzliche Software auf unseren Geräten?
Nein. Die Auswertung erfolgt über eine cloudbasierte Technologie, die über definierte Berechtigungen mit Ihrem Tenant verbunden wird. Einrichtung und Berechtigungskonzept begleiten wir.
Wie geht es nach der Analyse weiter?
Je nach Handlungsbedarf etablieren wir Review-Prozesse, Richtlinien und Automatisierungen – und kombinieren das Modul bei Bedarf mit den Modulen Collaboration und Content Governance.
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